Dokumentationspflichten nach dem Mindestlohngesetz

Das MiLoG legt in seinem § 17 Abs. 1 Satz 1 Arbeitgebern geringfügig Beschäftigter sowie Arbeitgebern, die Arbeitnehmer in den § 2 a SchwarzArbG benannten Wirtschaftszweigen beschäftigen, umfangreiche Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten im Hinblick auf Arbeitszeiten auf. Zweck dieser Regelung ist die Absicherung der Einhaltung des gesetzlichen Mindestlohns bei geringfügig Beschäftigten und bei Arbeitnehmern, die in Branchen wie z.B. Bau, Gebäudereinigung, Spedition oder Gaststätten (Aufzählung nicht abschließend) beschäftigt werden. Hier ist die Gefahr der Leistung von unbezahlter Mehrarbeit besonders hoch. Es soll verhindert werden, dass Arbeitnehmer über tatsächlich geleistete Mehrarbeit unter dem gesetzlichen Mindestlohn bezahlt werden.
    
Die Missachtung der durch § 17 MiLoG auferlegten Dokumentationspflichten hat empfindliche Folgen. Ein Verstoß ist nicht nur nach § 21 Abs. 1 Nr. 7 MiLoG bußgeldbewährt, sondern im Falle der Festsetzung eines Bußgeldes ist auch damit zu rechnen, dass das Arbeitgeberunternehmen nach § 19 Abs. 1 MiLoG von der Teilnahme am Wettbewerb um Liefer-, Bau- oder Dienstleistungsaufträge ausgeschlossen wird.  Bereits die Festsetzung von Bußgeldern von bis zu 30.000 EUR ist ein Ärgernis. Die sich daran anschließende Ausschließung von Ausschreibungen kann jedoch insbesondere im Baugewerbe zur Existenzbedrohung führen. Insofern handelt es sich um eine durchaus ernst zu nehmende Vorschrift, die einzuhalten unbedingt empfohlen wird.

Die Aufzeichnungspflicht gilt für Arbeitnehmer sowie auch Praktikanten und Werkstudenten. Geschäftsführer hingegen fallen nicht in den Anwendungsbereich des Mindestlohngesetzes. Anders ist dies wiederrum bei leitenden Angestellten im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG. Sie fallen unter den Anwendungsbereich des Mindestlohngesetzes.

Die Dokumentationspflichten für Arbeitgeber sind vor allem auch zu berücksichtigen, sofern Arbeitgeber gewisse Dienste oder Werkleistungen an Drittunternehmen als Subunternehmer vergeben. Hier muss genau geprüft werden, ob das Drittunternehmen tatsächlich echter freier Dienstnehmer bzw. echter Werkvertragsunternehmer ist oder nicht. Hier sind die faktischen Gegebenheiten entscheidend und nicht etwa schriftlich niedergelegte Vereinbarungen. Die Übergänge sind hier oft fließend und können zu unüberschaubaren Haftungslagen führen. Unter gewissen Voraussetzungen besteht jedenfalls die Gefahr, dass es sich bei dem Auftragnehmer um einen Scheinselbständigen und somit tatsächlich um einen Arbeitnehmer handelt mit der Folge, dass Dokumentationspflichten auch im Verhältnis zu diesem einzuhalten sind. Jeder unter den Geltungsbereich des § 17 MiLoG i. V. m. § 2 a SchwarzArbG fallende Arbeitgeber sollte die Abgrenzungskriterien daher genauestens kennen und immer wieder überprüfen lassen.

Arbeitgeber können ihre Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten nach § 17 MiLoG nur dadurch erfüllen, dass sie über Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit ordnungsgemäß Aufzeichnungen fertigen. Diese Verpflichtung kann auf den einzelnen Arbeitnehmer übertragen werden, wobei Arbeitgeber dann zumindest stichprobenartig Kontrollen durchzuführen haben, insbesondere dahingehend, ob die Aufzeichnungen der Arbeitnehmer tatsächlich korrekt sind. Eine Freizeichnung von diesen Mindestpflichten ist nicht möglich. Hier zeigt sich der Vorteil von Zeiterfassungssystemen, denn sie erfassen tagtäglich Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit der Arbeitnehmer. Problematisch wird es bei Arbeitnehmern, die nicht stets an einem Arbeitsort eingesetzt werden, sondern an verschiedenen Arbeitsorten tätig sind. Hier ist besonders darauf zu achten, dass die Arbeitnehmer Beginn und Ende ihrer Arbeitszeiten und somit die Dauer der Arbeitszeit festhalten und der Arbeitgeber diese Dokumentationen prüft. Anfahrtszeiten sind zu berücksichtigen.

Auch bei Vertrauensarbeitszeiten muss die Einhaltung der Vorgaben des Mindestlohngesetzes geprüft werden, denn grundsätzlich wird bei der Vertrauensarbeitszeit davon ausgegangen, dass die Arbeitnehmer mehr arbeiten, als vertraglich geschuldet. Darüber mag man zwar geteilter Meinung sein, wenn aber Arbeitnehmern bestimmte Aufgaben auferlegt werden, die diese im Rahmen einer Vertrauensarbeitszeit zu erfüllen haben, so liegt grundsätzlich das Problem nahe, dass sie mehr Zeit erbringen, als vertraglich geschuldet. Somit erhöht sich die Gefahr eines Verstoßes gegen Pflichten aus dem MiLoG. Daher müssen auch Arbeitnehmer mit Vertrauensarbeitszeit, zumindest die Dauer ihrer tatsächlich geleisteten Arbeitszeit genau dokumentieren und deren Arbeitgeber müssen die dokumentierten Arbeitszeiten ebenfalls stichprobenartig auf Schlüssigkeit und gegebenenfalls Richtigkeit kontrollieren.

Zwecks praktikabler Handhabung der Dokumentationspflichten nach dem MiLoG sollten daher Arbeitnehmer ausdrücklich darauf hingewiesen werden, dass sie die vertraglichen Arbeitszeiten einhalten und im Übrigen vertraglich verpflichtet sind, diese ordnungsgemäß zu dokumentieren. Bei dieser Gelegenheit kann, sofern noch nicht erfolgt, auch der Hinweis erfolgen, dass gegebenenfalls zu leistende Überstunden oder Mehrarbeit zur Erledigung stets der vorherigen ausdrücklichen Genehmigung des Arbeitgebers bedürfen und sie ansonsten nicht vergütet werden können.

Der Arbeitgeber sollte stets in der Lage sein, gegenüber den Kontrollbehörden den Nachweis zu führen, dass er ein intaktes Zeiterfassungs- bzw. Dokumentationssystem unterhält und im Übrigen auch die Kontrolle dieser Zeiterfassung  funktioniert. Im Zweifel sollte man sich mit einem Rechtsanwalt und/ oder direkt mit den Kontrollbehörden abstimmen und klären, welche konkreten Anforderungen diese an die einzuhaltenden Dokumentationspflichten stellen. Der Administrationsaufwand nimmt jedenfalls auch hier deutlich zu.

Für Rückfragen im Zusammenhang mit den Pflichten nach dem MiLoG steht Ihnen Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht von Baumbach zur Verfügung.